对外贸易经济合作部 国家经贸委 等


外商投资企业档案管理暂行规定
1994年12月29日，外经贸部、国家经贸委、国家档案局

第一条 为加强外商投资企业（包括中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业）的档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护企业的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关外商投资企业的法律、法规，特制定本规定。
第二条 外商投资企业档案是指外商投资企业筹建以来的各项活动中形成的对本企业以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料（包括不同载体形式）。
第三条 外商投资企业档案属企业所有，受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。
第四条 外商投资企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，是国家全部档案工作的组成部分。其主要任务是贯彻执行国家档案工作的有关法律、法规，建立健全本企业档案管理规章制度；统一管理本企业的档案，并对本企业所属单位的档案工作进行监督和指导。
第五条 外商投资企业应当加强对其档案工作的领导，把企业档案工作列入企业管理计划，并确定管理档案的部门和人员负责本企业的档案工作。
负责管理档案的人员应有档案专业知识、技能和企业管理知识。
各级政府档案行政管理部门和上级主管部门，有权对本级行政区域内或本系统、本行业的下属外商投资企业的档案工作进行监督和检查，承担有关服务工作。
第六条 外商投资企业文件材料的归档范围主要包括：
1．外商投资企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括外商投资企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同）；
2．董事会或联合管理机构形成的文件材料；
3．财务、会计及其管理方面的文件材料；
4．劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
5．经营管理方面的文件材料；
6．生产技术管理方面的文件材料；
7．产品生产方面的文件材料；
8．仪器、设备方面的文件材料；
9．基本建设方面的文件材料；
10．科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料；
11．教育培训方面的文件材料；
12．情报信息方面的文件材料；
13．中共党组织和工会组织的文件材料；
14．其它具有利用和保存价值的文件材料。
第七条 外商投资企业各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，按本企业的规定，定期向档案部门或指定的部门移交，任何个人不得据为己有。
第八条 外商投资企业所形成的档案参照国家标准、规范和国际先进方法，进行科学分类和整理。
第九条 外商投资企业应当有库房和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件的企业，可委托主管部门或当地国家档案馆代为保管。档案代管单位必须保障代管档案的安全，做好代管档案的所有者利用档案的各项服务工作。
第十条 外商投资企业应当根据档案的实际价值和国家有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。具有长远查考利用及研究价值的永久保存；在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限从长。
第十一条 外商投资企业对保管到期的档案应当进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责，直接对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案列出销毁清单，报经董事会审批后销毁，销毁清单永久保存。其中，会计档案按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。
第十二条 外商投资企业的中外各方都有利用档案的权利，应当建立健全并严格执行档案利用制度，防止失密和泄密。
中国政府有关部门依法执行公务需要查阅企业档案时，企业应予提供。
第十三条 外商投资企业终止、解散后，中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥为保存，或向当地国家档案馆移交。外资企业的档案按以下情况，分别处理：
1．外资企业延长期限、分立、合并或其它事项变更的，该企业的档案向变更后的企业移交。
2．外资企业期满或依法宣告破产的，该企业的档案按第十一条规定执行。
3．外资企业因违反法律、行政规章被依法责令关闭的，按照有关机关的决定处理。
4．原企业根据需要可保存有关档案的复制件。
第十四条 有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚；造成损失的，根据档案的价值和数量，责令赔偿；构成犯罪的，应当依法追究当事人的责任：

1．损毁、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案的；
2．涂改、伪造档案的；
3．私自出卖、倒卖档案的；
4．擅自占有和非法携带档案出境的；
5．档案工作人员玩忽职守造成损失的。
第十五条 香港、澳门、台湾地区的公司、企业和其它经济组织或者个人在中国大陆举办的企业比照本规定执行。
第十六条 本规定由国家档案局负责解释。
第十七条 本规定自发布之日起施行。



　　职工张某于2006年入职某公司，双方签订书面劳动合同，但用人单位未依法缴纳社保。后双方因超时加班未足额支付加班工资等原因而发生争议。部门主管口头告知张某被解雇了，等月底来办理领取工资和经济补偿等手续，但并未出具单位辞退的书面手续。后职工来办理手续被告知，系职工旷工违纪，仅结算工资不再支付任何补偿。　
　　本案具有一定的普遍性，反映了用人单位恶意规避劳动法责任及劳动者对举证责任理解的偏差。本案中， 用人单位存在未依法缴纳社保和计算加班工资等违法行为。从立法精神上，用人单位应当支付未缴纳社保的经济补偿金。单位与和劳动者发生纠纷后，为了规避风险，单位故意在解除劳动合同的程序上设置陷阱,不按规定开具解除劳动关系证明或者辞退（解雇）通知，只是口头告诉职工被解雇了等下个月来领工资和补偿金，等职工过一个月后去领工资和补偿金时候，单位却提供了刻意准备的考勤表、排班表等证据，反诬劳动者旷工或者自动离职处理，以规避辞退职工的赔偿责任，劳动者维权会存在举证难问题。
　　那么，在司法实践中，劳动争议的举证责任如何准确理解呢？经过普法宣传，劳动者法律意识有所提高，但也存在片面认识，如会一概认为举证责任倒置，全部责任由用人单位举证，很多时候并不准确，甚至是错误的，本案就是如此。
《劳动争议调解仲裁法》：第六条 发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第13条规定，“因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，由用人单位负举证责任。”通说认为，前面的司法解释应被理解为“举证责任倒置”，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条沿用此规定。本条确立了劳动争议的举证责任坚持“谁主张，谁举证”为主、“举证责任倒置”为辅，的基本原则。如何理解此举证责任呢？笔者做一粗浅分析。
　　1、“谁主张，谁举证” 原则的理解
　　“谁主张，谁举证”是指当事人对自己提出的请求，有提出证据加以证明的责任，如果当事人提不出证据或所提供的证据不足以证明其主张的，其主张无法获得法律的支持，也是通常说的打官司就是打证据的意思。例如劳动者若要求因劳动合同终止没有续签的经济补偿金，他首先得提供证据证明双方原到期的劳动合同；劳动者若主张用人单位减少劳动报酬，首先得证明原来报酬和现在报酬及之间的差异；劳动者主张未签劳动合同的双倍工资，首先得证明劳动关系的存在；对于这些适用“谁主张，谁举证”证明责任分配原则的情形，争议并不大。
　　2、“举证责任倒置”原则理解
　　举证责任是纠纷解决过程中最为重要的一环。举证责任的一般原则是“谁主张，谁举证”。但任何原则都有例外，在举证责任分配方面，需要考虑当事人举证的能力，以及举证的可能性和现实性。在劳动争议案件中，用人单位出于强势地位，劳动者普遍处于弱势地位，很多证据都在用人单位的掌控之中，如各种劳动人事资料都是用人单位在保管，一旦发生纠纷，劳动者无法获得这些证据材料。　　因此，为了确保举证责任分配的公平，对于特定事项法律规定了“举证责任倒置”。所谓举证责任倒置，是指根据法律规定，将通常情形下本应由提出主张的一方当事人就某种事由不负担举证责任，而由他方当事人就某种事实存在或不存在承担举证责任，如果该方当事人不能就此举证证明，则推定原告的事实主张成立的一种举证责任分配制度。如最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第13条做出了限定列举式的情形规定：因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。
　　3、如何正确理解、适用举证责任倒置
　　《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七条　在法律没有具体规定，依本规定及其他司法解释无法确定举证责任承担时，人民法院可以根据公平原则和诚实信用原则，综合当事人举证能力等因素确定举证责任的承担。《调解仲裁法》第6条后半段规定，“……与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。” 此规定则应被视为劳动争议案件中“谁主张，谁举证”证明责任分配原则的兜底性补充条款 ，即在不符合前述两种情形的情况下应当依据此分配举证责任。劳动争议案件中，用人单位作为管理者，其应该掌握着劳动者掌握不了的材料。该法第39条第2款同时规定，“劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据，仲裁庭可以要求用人单位在制定期限内提供……”。
在司法实践中，普遍存在对举证责任倒置原则不准确的理解：认为只要出现以上列举的情形，就认为万事大吉，认为一切证据均由作为用人单位一方承担，那就是对此规定的一种曲解了。以本案如果劳动者主张系用人单位单方解除劳动合同为例，《最高院劳动争议解释一》立法本意只是规定用人单位对解除的理由用人单位举证，但劳动者应当对被辞退事实起码是要举证责任，劳动者证明到这一步就已经尽到了初步证明责任，否则劳动者者也同样得承担举证不能的风险。
此时，要转由用人单位对单方解除的事实依据、法律依据、规章制度等进行举证。如果用人单位不能举证、不举证、或举证不充分，就可能要承担不利后果。当然，举证的过程是个互动的过程。　　
综上，作为劳动争议当事人之一的劳动者应有强烈、准确的证据意识和风险意识。在遇到此类情况，最好能让单位开具解除劳动合同通知书，在单位没有下书面通知前，劳动者应继续上班， 如果确系单位不要求上班，应尽可能请相关证人给自己提供人证，通过录音录像设备收集相关证据，免得落下旷工或者擅离工作岗位而不能维权的尴尬。

　　河北省景县人民检察院 王永刚